1.Defina suas metas e prazos
Organizar um evento de pequeno ou grande porte nunca é uma tarefa fácil. Acreditamos que o primeiro passo é definir as metas que precisam ser atingidas e o prazo de execução de cada uma delas. Com um cronograma em mãos, mesmo que com prazos apertados, é possível traçar um plano de execução e começar a definir tarefas, contratar pessoas para ajudar e entrar em contato com os fornecedores necessários. Atenção para o ponto seguinte!

2.Encontre fornecedores de confiança

Fornecedores existem de todos os tipos. Qualquer serviço que você deseja contratar você encontrará mais de um fornecedor. Porém, essa é uma parte em que organizadores de eventos costumam falhar muito: contratar apenas por preço. As consequências para quem contrata sem filtro de qualidade podem ser catastróficas e o risco de um problema, principalmente de estrutura, pode levar o evento ao fiasco. Ouvimos muitos problemas de organizadores que contratam fornecedores que não entregam o correto, não cumprem prazos e fazem serviços ruins ou sujos. No final, o gasto por contratar fornecedores aleatórios por ser maior do que o gasto do fornecedor de confiança. Pense nisso.

Tenha também uma rede de pessoas que você gosta de trabalhar para recorrer sempre que necessário. E não menos importante, negocie o preço.

3. Organização e Planejamento

Seu planejamento deve ser desenvolvido a partir das metas e prazos, que precisam ser respeitados, uma vez que os atrasos na entrega de equipamentos, por exemplo, podem comprometer seriamente o andamento do evento.
Fique atento a datas, principalmente a data do evento. Verifique no calendário se não existem feriados que possam comprometer sua agenda. Pesquise também a agenda cultural da cidade para descobrir se haverá algum evento que competirá pela atenção do seu público alvo.
Para que você consiga alcançar os resultados esperados, é essencial ter o máximo de organização, pois é a partir dela que tudo vai acontecer na hora certo e da forma planejada, com mais chances para que o evento dê certo.

4. Versatilidade
Algumas características são fundamentais para um bom produtor de eventos. Além de usar sua criatividade para pensar nas soluções menos manjadas, você deve ser versátil e capaz de se adaptar às adversidades, uma vez quem nem sempre tudo sai como o esperado.
Soluções que têm possibilidade de serem remanejadas, de fácil transporte e agilidade na montagem devem sempre ser consideradas. As estruturas modulares, por exemplo, são muito utilizadas em eventos para montar escritórios, banheiros, cozinhas, refeitórios.

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